Wat is een goede briefing?

Een briefing wordt in het bedrijfsleven in allerlei vormen en voor verschillende branches en partijen gebruikt, maar wat is een briefing nu eigenlijk? En hoe schrijf je een briefing? Wij zijn dagelijks bezig met het ontcijferen en maken van briefings van onze klanten en naar onze collega’s. Veel varianten hebben we voorbij zien komen, en daarom leggen we je graag in deze blog uit wat het nut is van een goede en duidelijke briefing. Hoe werken wij met een briefing? Wat is goed en fout? Wat moet je niet vergeten? We geven je graag wat handvatten om zelf een goede briefing te schrijven. Download bij dit artikel een briefingschecklist!

Wat is een briefing?

Een briefing is simpelweg een doorvertaling van een idee of wens op papier. Dit kan een mooi tekstbestand zijn met daarin een paar alinea’s of steekwoorden, een uitgebreide PowerPoint waarin alles tot in detail staat beschreven, maar het kan ook een kan ook een klein velletje papier zijn met daarop wat krabbels waar de daadwerkelijke uitwerking van een klus aan moet voldoen.

In ons geval is een briefing een mail met daarin de beschrijving van het perspectief, de gewenste standen, verhouding, props en dergelijken. Dit wordt ook weleens telefonisch toegelicht of in een ander document. Veel bedrijven maken gebruik van een debriefing, dit zijn vooral reclamebureaus of bedrijven gespecialiseerd in concepting en creatie. Het voordeel van een debriefing is dat je de klant of opdrachtgever laat zien dat je begrijpt wat zij willen en hoe je dat gaat aanpakken. Wij werken hier niet formeel mee, maar betrekken de klant wel actief bij het productieproces of zorgen informeel voor een bevestiging van sommige aannames. Uiteindelijk is het doel om de (de)briefing op een dermate manier op te stellen dat iedereen die het leest begrijpt wat jij voor ogen hebt.

Waarom een briefing?

Een briefing geeft je een makkelijker startpunt bij de ontwikkeling van een beeld. In een briefing staat uitgeschreven wat de wensen zijn van de klant en wat er voor nodig is om dat te bereiken. Door dit uit te schrijven maak je wensen en ideeën concreet, leg je deze vast en voorkom miscommunicatie of aannames. Op deze manier kan je sneller en foutlozer te werk gaan en voldoet het eindproduct altijd aan de verwachting van de klant. Een briefingsdocument kan gebruikt worden voor allerlei soorten aanvragen, vooral voor aanvragen met veel complexiteit schept het schrijven en delen van een briefingsdocument overzicht en duidelijkheid.

Voor wie is een briefing?

Niet alleen is een briefing fijn voor het inschatten van de kosten. Ook helpt dit bij de interne communicatie van de uitvoerende partij. Bij het schrijven van een goede briefing zul je zelf merken dat je beter moet nadenken over wat je wilt, maar ook kan de uitvoerende partij beter inschatten hoe lang de opdracht gaat duren. Met een goede briefing gaat dit vrijwel altijd sneller. Briefings worden vooral veel gebruikt in de reclamewereld, maar bedenk eens of je efficiënter kunt werken met een goede briefing!

Waar moet een goede briefing aan voldoen?

Door onze ervaring met briefen hebben we een aantal tips die we je graag willen meegeven bij het schrijven van een briefing aan ons of andere beeldproducenten. Iedereen heeft natuurlijk een andere interpretatie van wat een briefing is, maar hieronder vindt je onze tips.

  • Licht altijd je document mondeling toe. Bijvoorbeeld via de telefoon of een persoonlijk gesprek. Onduidelijkheden of vragen kunnen dan gelijk beantwoord en toegelicht worden voor meer diepgang.
  • Laat altijd iemand anders ook naar de briefing kijken voordat je deze verstuurd om achteraf aanpassingen of opmerkingen te voorkomen.
  • Stuur wanneer mogelijk altijd een aantal voorbeeldfoto’s mee. Denk aan foto’s die een sfeer, perspectief of idee omschrijven welke je zelf moeilijk onder woorden kunt brengen.
  • Zorg dat je altijd bereikbaar bent tijdens de shoot op een mobiel nummer of via een mailadres. Vooral tijdens het maken van beeld met eten is het moeilijk om lang te moeten wachten op feedback wanneer er onduidelijkheden over bijvoorbeeld de compositie is. Wanneer je niet bereikbaar of op locatie aanwezig bent is de kans groot dat het eindresultaat niet naar wens is bij een slechte briefing of onduidelijkheden. Het gevolg hiervan is dat de kosten vaak hoger uitvallen dan je had verwacht.
  • Beslis vooraf voor welk doel je het beeld je wilt ontvangen. Waar wordt het gepubliceerd en wat wil je hiermee zeggen? Ieder communicatiekanaal heeft zijn eigen manier van communiceren. Kies je voor social media of een groot bord langs de snelweg.
  • Denk ook na over de nabewerking van de beelden die je wilt ontvangen. Dit verandert soms het proces in de fotostudio.

Toepassen in de praktijk? Download de gratis briefingschecklist!

Download jouw gratis briefingschecklist! Nooit meer miscommunicatie.